Basic HTML Version
Bezmiâlem Aktüel 2019 /
29
Yetkinliklerimizi belirledik
Mütevelli Heyeti Başkanlığı, Rektörlük, Genel
Sekreterlik ve İnsan Kaynakları Direktörlüğünün dâhil
olduğu ilk basamak, yetkinliklerin belirlenmesi oldu.
Yetkinlikleri iki ana başlık altında; temel yetkinlikler, iş
ailesi yetkinlikleri (yönetsel yetkinliklervefonksiyonel)
olarak topladık. Üst yönetimimizin önemli desteğiyle
yetkinlik tespit etme çalışması yaklaşık 4 ay sürdü.
Kurum yetkinlik seti ve sözlüklerini hazırladık.
Yetkinlik çalışması bu aşamada önemliydi çünkü;
yetkinlikler üzerinden çalışanlarımızın performansları
değerlendirilecekti. Pozisyon profilleme (iş ailesi)
ile yetkinliklerin pozisyonlara göre dağılımları tespit
edildi. Pozisyonlara göre dağıtılan yetkinlikler,
kişilerin 360 derece performans değerlendirmesinde
kullanılacak kriterleri oldu.
Kullanılan yazılım programı
Bundan
sonraki
adımda
değerlendirmeyi
yapacak bir yazılım programına ihtiyacımız vardı.
Bilgi yönetim sistemimizde kullanılan ERP AX
programında bulunan performans modülünü,
ihtiyaçlarımıza uygun olarak geliştirdik. Programda
nasıl değerlendirme yapılacağı, formların ve sistem
üzerinden anket soru setlerinin nasıl gönderileceği
gibi çalışmalar test edilerek tamamlandı.
Değerlendirme sonrası geribildirim raporlamalarında
kullanılacak olan çalışan karnesi ve yöneticinin
raporuna ait tasarımlar gerçekleştirildi. Bu aşamada
Bilgi Teknolojileri Direktörlüğümüzün işbirliği ve
yardımları ile süreci kısa sürede tamamladık.
Kimin kimi değerlendireceğine karar verildi
Genel Sekreterliğimiz tarafından personelin kimler
tarafından değerlendirileceğine karar verilirken,
organizasyon şemasındaki personellerimizin iş
ilişkilerini kullandık ve kişilerin birbirleri ile gerçekten
bir iş ilişkisi içinde olmalarına dikkat etmeye çalıştık.
Bunoktadakiminkimideğerlendireceğibilgisisadece
İnsan Kaynakları Direktörlüğümüz bünyesinde gizli
kaldı. İnsan Kaynakları Direktörlüğümüz bu noktada
birim yöneticilerimize birebir danışmanlık yaptı.
Personelin bilgilendirilmesi
360 derece performans değerlendirmesine
başlamadan önceki son ama en önemli süreç; bu
değerlendirmenin net ve açık olarak tüm personele
anlatılmasıdır. Bu anlatımın da yazılı bilgilendirme
ile birlikte, en önemlisi sözlü olarak personel ile
paylaşılmasıdır. Sözlü olarak anlatılması, personelde
oluşacak soru işaretlerini minimize edecektir.
Açıkça anlatılması gereken bir sistem olduğundan,
tam bir güven ortamı sağlamak çok önemlidir.
Neticede astlardan üstlerini ve iş arkadaşlarının
da birbirlerini değerlendirmelerini istiyoruz. “Bu
değerlendirme sonucunda verilerin nerelerde
kullanılacağını, kimlerin neyi ne kadar göreceğini
bildirmek, sonuçlardaki objektif değerlendirme
oranını artıracaktır” düşüncesi ile, İnsan Kaynakları
personelimiz bütün çalışanlarımıza sistemi anlatıp
soru cevaplı oturumlar düzenledi. Kurumumuzun
iletişim sistemi olan “İntranet” ortamında tüm yazılı
dokümanlarımızı; yetkinlik seti, yetkinlik sözlüğü,
yetkinlik bilgi kitapçığı, 360 derece iletişim mektubu
ve eğitim videolarını paylaştık.