Resmi-Yazismalarda-Uygulanacak-Usul-ve-Esaslar-Hakkinda-Yonetmelik-ile-Gelen-Degisiklikler

 

• Bu dokümanda 15/12/2014 tarihli 29255 sayılı ''Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'' ve 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede ''Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" karşılaştırılmıştır.

Düzenlemeler

1. Eski yönetmeliğe göre fiziksel ortamda düzenlenen belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde iki nüsha olarak düzenlenirken yeni yönetmelikte tek nüsha olarak düzenlenmesi gerektiği karar verilmiştir. (Eski yönetmelikte 4 üncü maddenin 1. Fıkrasında belirtilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 5 inci maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir.)
2. Eski yönetmelikte belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir kararı mevcutken, yeni yönetmeliğe göre boşluk 1,5 cm olarak belirlenmiştir. (Eski yönetmelikte 7 nci maddenin 1. fıkrasında bahsedilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 8 inci maddenin 1. Fıkrasında belirtilmiştir.)
3. Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ve kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. Eski yönetmelikte ile iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılacağı belirtiliyordu. (Eski yönetmelikte 12 inci maddenin 1. Fıkrasında belirtilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 14 üncü maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir.)
4. Eski yönetmelikte Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır maddesi yer alırken, yeni yönetmelikte el yazısıyla atılan imzaların zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda atılabileceği belirtiliyor. (Eski yönetmelikte 17 inci maddenin 3. Fıkrasında bahsedilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 17 inci maddenin 6. Fıkrasında bahsedilmiştir.)
5. Yeni yönetmeliğe göre zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Eski yönetmelikte şartların aynı olmasıyla beraber, kalem rengi belirtilmiyor. (Eski yönetmelikte 19 uncu maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir. Yeni maddede 21 inci maddenin 3. fıkrasında belirtilmiştir.)
6. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş kişiler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır. 23 üncü maddenin ikinci fıkrasına göre belgeler artık e-devlet üzerinden doğrulanacaktır. Eski yönetmeliğe göre ise çıktının uygun bir yerine ''Belgenin Aslı elektronik imzalıdır'' ibaresi konularak tarih ve sayı bilgileri ebys aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılıyordu. (Eski yönetmelikte 26 ncı maddenin 2. Fıkrasında belirtilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 23 üncü maddenin 2. fıkrasında bahsedilmiştir.)
7. Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemeye eski yönetmelikte Başbakanlık (İdareyi Geliştirme Başkanlığı) yetkili iken, yeni yönetmeliğe göre Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir. (Eski yönetmelikte 33 üncü maddenin 2. Fıkrasında belirtilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 33 üncü maddenin 2. Fıkrasında belirtilmiştir.)​
8. Eski yönetmelik hükümleri Bakanlar Kurulu tarafından yürütülürken, yeni çıkan yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür. (Eski yönetmelikte 36 ncı maddenin 1. Fıkrasında belirtilmiştir. Yeni yönetmelikte ise 39 uncu maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir.)
9. Yeni yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS'ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilmelidir. Eski yönetmelikte ise bu süre 1 yıl olarak verilmişti. (Eski yönetmelikte geçici madde 2'nin 1. Fıkrasında bahsedilmiştir. Yeni yönetmelikte ise geçici madde 1'in 1. Fıkrasında bahsedilmiştir.)

Yeni Eklenen Maddeler
 

1. İlgide belirtilen belge, muhatapta bulunmadığı durumlarda söz konusu belge, ek olarak muhatabına iletilebilir. (15 inci maddenin 8. fıkrasında belirtilmiştir.)
2. İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü '...'ın ... tarihli başvurusu/dilekçesi.'' Biçiminde yazılır. Ancak belgenin muhatabı, ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer verilmez. ( 15 inci maddenin 9. fıkrasında belirtilmiştir.)
3. Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü ''isimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe.'' Biçiminde yazılır. Söz konusu başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine göre değerlendirilir. ( 15 inci maddenin 10. fıkrasında belirtilmiştir.)
4. Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. İletişim bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en alt kısmında yer verilir. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt kısmında iletişim bilgisine yer verilir. ( 16 ıncı maddenin 5. fıkrasında belirtilmiştir.)
5. 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında ''Rica ederim.'' İbaresiyle bitirilir. ( 16 ıncı maddenin 12. fıkrasında belirtilmiştir.)
6. Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, yetkili makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde güvenli elektronik imza ile imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez. (17 inci maddenin 3. fıkrasında belirtilmiştir.)
7. Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan ''Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları''nın güncel sürümünde belirtilen formatlarda oluşturulur. ( 18 inci maddenin 3. fıkrasında belirtilmiştir.)
8. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada, ''EK LİSTESİ'' başlığı altında yazılır ve üst yazıda ''Ek:Ek Listesi'' şeklinde gösterilir. ( 18 inci maddenin 4. fıkrasında belirtilmiştir.)​
9. Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Yeni çıkan yönetmeliğe istinaden artık parafta kısaltmalar olmayacaktır. (21 inci maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir.)
10. Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Yeni çıkan yönetmeliğe istinaden artık parafta kısaltmalar olmayacaktır. (21 inci maddenin 1. fıkrasında belirtilmiştir.)
11. ''Kişiye özel'' ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci ifade eder.  ( 26 ıncı maddenin 4. fıkrasında belirtilmiştir.)
12. Kişiye Özel ibaresi taşıyan belgenin zarfı açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili birimce Ebysye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir ve ilgilisine teslim edilir. ''Kişiye Özel'' ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile ebysye kaydedilir. (26 ıncı maddenin 5. fıkrasında belirtilmiştir.)