BVU-Belge-Yönetim-Surecleri

 

              BEZMİÂLEM VAKIF ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİM SÜREÇLERİ

1. Gizli Evrak niteliği olan evraklar yönetmelik gereği fiziksel olarak hazırlanır ve EBYS'den evrak numarası alır. Gizli Evrakın nitelikleri Yeni yönetmeliğimizde yer almaktadır. Bu hususlar doğrultusunda gizli evrak hazırlanır. Çıktısı alınır ve ilgili birime teslimi gerçekleştirilir. (elden, kargo ile vb.) KEP üzerinden gönderimi yapılamaz. Hazırlayan birim Yazı İşleri Müdürlüğüne kapalı zarf için bir nüshasını teslim eder.
2.  EBYS'den vekalet verme işlemleri İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından yürütülmektedir.
3. Kullanıcıların yetkileri unvan ve pozisyonlarına göre verilmektedir.
4. Farklı birimden kişiler parafa eklendiğinde koordinasyon parafı olarak görünmektedir.
5. Oluşturulan evrakların hiçbiri sistemden silinemez. Ancak iptal edilebilmektedir.
6. Oluşturulan kullanıcıların hesapları işten çıkışları ya da görev değişikliğinde hesapları sistemden silinemez, pasife çekilir.
7. Oluşturulan evraklarda üst yöneticiler eklenmeden kişinin öncelikle birim amirini parafa eklemesi gerekmektedir.
8. Kurum dışı gelen evrak: Kurum dışından gelen evraklar Üniversitemize hitaben gönderilmemiş ise evrak posta ile gönderen kuruma iade edilir. Üniversitemize hitaben gönderilen evraklar ( KEP evrakları, posta ile iletilen evraklar ve  v.b)  Yazı İşleri Müdürlüğü Memuru tarafından EBYS sistemi üzerinden kayda alınıp sevki için sisteme eklenir. Yazı İşleri Müdürü'ne sevk edilir. Yazı İşleri Müdürü ilgili birimlere dağıtımını gerçekleştirir. Evrakların önem derecesine göre Yazı İşleri Müdürü sevk işlemini gerçekleştirmeden üst amirine evrakı iletebilir, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı, Rektör tarafından da sevk sağlanabilir.
9. Kurum içi gelen(birimlerin kendi aralarında yazışması) evrak: Birimler kendi aralarında direkt olarak yazışma gerçekleştiremezler. Evrak oluşturulur ve birim amiri tarafından imzalandıktan sonra Rektörlük Makamı evrak sorumlusuna (Yazı İşleri Müdürü) evrak gönderilir.  Böylelikle yazılan evrakların karşı birime/birimlere sevkini Rektörlük Makamı evrak sorumlusu (Yazı İşleri Müdürü) gerçekleştirir. Evrakların önem derecesine göre Yazı İşleri Müdürü sevk işlemini gerçekleştirmeden üst amirine evrakı iletebilir, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı, Rektör tarafından da sevk sağlanabilir.
10. Kurum içi elden gelen evrak(dilekçe, etkinlik izin formu): Evrak Yazı İşleri Müdürlüğü Memuru tarafından sisteme kaydedilir. Yazı işleri personeli tarafından Yazı İşleri Müdürü'ne sevk edilir. Yazı İşleri Müdürü ilgili birimlere dağıtımını gerçekleştirir. Evrakların önem derecesine göre Yazı İşleri Müdürü sevk işlemini gerçekleştirmeden üst amirine evrakı iletebilir, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı, Rektör tarafından da sevk sağlanabilir.  
11. Kurum dışı giden evrak: Evrak ilgili kuruma hitaben oluşturulur. Evrakı birim amiri imzalar. İmzadan çıkınca evrak oluşturulurken kep adresi girilmişse Yazı İşleri Müdürü'ne düşer. Yazı İşleri Müdürü e-imza yolu ile kep evrakı olarak ilgili kuruma gönderir.
    Kep adresi girilmemiş ise ya da yoksa evrak EBYS'den çıktısı alınarak ilgili birim tarafından posta/fax yolu ile gönderilir.

Kamu kurum ve kuruluşlarına evrak gönderirken birimin DETSİS üzerinden seçilmesi gerekmektedir. DETSİS ile birimin güncel bilgileri anlık olarak sorgulanmaktadır.