hedef-uygulama-kilavuzu

 

1. Hedef Sorumlusu, Strateji Eylem Grubu tarafından yapılan eylemleri uygun periyotlar ile “Stratejik Planlama Koordinasyon Kuruluna strateji tablosuna uygun olarak tamamlayarak rapor eder.
2. Hedef Sorumlusu, Stratejik Planlama Koordinasyon Kurulundan gelen geri bildirimler ile Stratejik Hedefin uygulamasını sürdürür.

A- Durum Analizi

Amacı:

Bu basamağın amacı hedefle ilgili konuda güncel durumun belirlenmesidir.

1. Yasal Yükümlülükler ve Mevzuatın Belirlenmesi
2. Hedefle ilgili kurum içi ve kurum dışı uygulanan faaliyetlerin analizi
3. Mevcut durum ile hedeflenen durum (her bir faaliyet alanı için) arasındaki farkın ölçülebilir şekilde belirlenmesi

Yöntemi:

1. Yasal Yükümlülükler ve Mevzuatın Belirlenmesi
   1. Yasal yükümlülükler açısından bakıldığında hedefle ilgili olarak kuruluş tarafından eğitim, araştırma veya hizmetlerin kapsamı nedir?
   2. Bunlardan faydalananlar kimlerdir?
   3. Kuruluş tarafından sunulan eğitim, araştırma, hizmetlerin nitelik ve niceliğine ilişkin ne gibi hükümler vardır?
   4. Kuruluşun organizasyonuna, çalışma usullerine ve iş süreçlerine ilişkin hangi düzenlemeler bulunmaktadır?
   5. Kuruluşun diğer kamu ve özel sektör kuruluşları ile ilişkilerini düzenleyen hükümler nelerdir?
   6. Kuruluşun mevcut misyonu hedefle ilgili yasal yükümlülüklerini içermekte midir?
   7. Yasal yükümlülükler ile kuruluşun hedefle ilgili yürütmekte olduğu program ve faaliyetler arasındaki bağlantı nedir? (Tüm yükümlülüklere karşılık gelen program-faaliyet bulunmakta mıdır? Yürütülen tüm program-faaliyetlerin yükümlülükler listesinde bir karşılığı var mıdır?)

    

2. Hedefleilgili kurum içi ve kurum dışı uygulanan faaliyetlerin analizi

1. Hedefin “etkilendiği” ve “etkilediği” faaliyet alanları (eğitim, araştırma ve hizmetler) nelerdir?
2. Bu eğitim, araştırma ve hizmetlerin hedefle ilişkilerinin öncelik sırası nedir?
3. Bu eğitim, araştırma ve hizmetleri üretenler, etkilenenler ve kullananlar kimlerdir?

3. Mevcut durum ile hedeflenen durum (her bir hedef için) arasındaki farkın ölçülebilir şekilde belirlenmesi.

1. Mevcut durumun stratejik hedefte belirlenmiş olan ölçüt kullanılarak ölçüldüğünde aradaki fark nedir?
2. Aradaki farkın belirlenmesi için kullanılabilecek farklı ölçütler var mıdır?
3. Aradaki fark kendi içinde anlamlı parçalara bölünebilir mi? Bölünebilir ise her parçanın ölçülebilir büyüklüğü nedir?

B- Paydaş Analizi

Amacı:

Katılımcılık stratejik eylem planlamanın temel unsurlarından biridir. Hedefin etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik eylem planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, eğitim, araştırma ve hizmetlerden yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle paydaş analizinin yapılması önemlidir.

Paydaş analizi ile hedefle ilgili;

1. Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması,
2. Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi,
3. Hedefin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için yeni stratejik hedeflerin oluşturulması ve Stratejik Plan Koordinasyon Kurulu tarafından Hedef Sorumlusunun belirlenmesi,
4. Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çapraz çatışmalarının tespit edilmesi,
5. Paydaşların hedef hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla hedefle ilgili güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi,
6. Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi,
7. Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dahil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır.

Yöntemi:

Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan oluşur:

1. Paydaşların tespiti
   1. Hedefle ile ilgisi olanlar kimlerdir?
   2. Hedefle ilgili eğitim, araştırma ve hizmetleri yönlendirenler kimlerdir?
   3. Hedefle ilgili eğitim, araştırma ve hizmetleri kullananlar kimlerdir?
   4. Hedefle ilgili eğitim, araştırma ve hizmetlerden etkilenenler kimlerdir?
   5. Hedefle ilgili eğitim, araştırma ve hizmetleri etkileyenler kimlerdir?

    

2. Paydaşların önceliklendirilmesi; Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaşların gruplandırarak veya gruplandırmadan önceliklendirilmesi gerekir.

3. Paydaşların değerlendirilmesi; Önceliklendirilen paydaşlar bu aşamada kapsamlı olarak değerlendirilir. Paydaşlar değerlendirilirken cevap aranabilecek sorular şunlardır:
   1. Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti (eğitim, araştırma ve hizmet) ile ilgilidir?
   2. Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir?
   3. Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini (eğitim, araştırma ve hizmet) ne şekilde etkilemektedir? (olumlu-olumsuz)
   4. Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir?

    

1. Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden (eğitim, araştırma ve hizmet) ne şekilde etkilenmektedir? (olumlu-olumsuz)

4. Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi; Öncelikli paydaşların kuruluş hakkındaki görüş ve önerilerinin alınarak stratejik plana yansıtılması bir program dahilinde yürütülür. Bu program aşağıdaki hususlar çerçevesinde oluşturulur:
   1. Görüş ve öneriler hangi yöntemle alınacak?
   2. İlgili paydaş itibarıyla hangi kişi ya da birimlerin görüşü alınacak?
   3. Çalışmanın sorumluları kimler olacak?
   4. Görüş ve önerilerin alınması ne zaman ve hangi sürede gerçekleştirilecek?
   5. Alınan görüş ve öneriler ne zaman, nasıl ve kimler tarafından raporlanacak ve değerlendirilecek?

    

C- GZFT Analizi ve Strateji Oluşturma;

Amacı:

Hedefe yönelik strateji oluşturmada kullanılabilecek temel yöntemlerden birisi hedefe yönelik GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) analizidir. Genel anlamda GZFT, kuruluşun hedefe yönelik olarak kendisinin ve kuruluşu etkileyen koşulların sistematik olarak incelendiği bir yöntemdir. Bu kapsamda, kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri ile kuruluş dışında oluşabilecek fırsatlar ve tehditler belirlenir. Bu analiz stratejik planlama sürecinin diğer aşamalarına temel teşkil eder.

Yöntemi:

i.Kurum İçi Analiz:

1.Kuruluşun Hedefle İlgili Yapısı

1. Kuruluşun hedefle ilgili hiyerarşik yapısı
2. Hedefle ilgili aynı ya da benzer görevi yapan birimler ve yetki çakışmaları
3. Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında hedefle ilgili yapılan önemli değişiklikler
4. Kuruluşun yapısında ve görev alanında yapılması gündemde olan hedefle ilgili önemli değişiklikler
5. Hedefle ilgili izleme ve değerlendirme sistemi

2.Beşeri Kaynaklar

1. Kuruluşun hedefle ilgili personelinin sayısı ve dağılımı
2. Hedefle ilgili personelin eğitim düzeyi, yetkinliği ve deneyimi

3.Kurum Kültürü

1. Hedefle ilgili iletişim süreçleri
2. Hedefle ilgili karar alma süreçleri
3. Hedefle ilgili gelenekler ve değerler

4.Teknoloji

1. Kuruluşun hedefle ilgili teknolojik alt yapısı
2. Hedefle ilgili teknolojiyi kullanma düzeyi

5.Mali Durum

1. Hedefe ayrılan mali kaynaklar ve bütçe büyüklüğü
2. Kuruluşun hedefle ilgili araç, bina envanteri ve diğer varlıkları

ii.Kurum Dışı Analiz:

1. Kurumu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir. Analiz kapsamında, ekonomik, sosyal, demografik, kültürel, politik, çevresel, teknolojik ve rekabete yönelik etkenlerin belirlenmesi gerekir.
2. Hedefle ilgili çevre analizi etmenleri;

1. Kuruluşun hedefle ilgili sağlık ve etkisi alanında dünyadaki durum ve gelişmeler
2. Kuruluşun hedefle ilgili sağlık ve etkisi alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler
3. Hedefle ilgili dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında hedefi yakından ilgilendiren kritik konular ve bu konuların hedefi nasıl ve ne yönde etkileyeceği
4. Kurumun hedefle ilgili karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler

Strateji Oluşturma Yöntemi:

Strateji, hedefe nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Etkili stratejiler olmaksızın hedeflere ulaşmak mümkün değildir.

Misyon ve vizyona yönelik kurgulanmış amaçlara ulaşmak için, hedeflerin kurgulanması sürecinden sonra stratejik eylemlerin planlanması gerekmektedir. Strateji, hedefe ulaşmak için izlenecek yolun en iyi şekilde geçilmesini sağlayan plandır. Bu plan hedefe ulaşma sürecinde kurumun güçlü yanlarını daha iyi kullanmasını, zayıf yanlarını güçlendirmesi veya etkilerini en aza indirmesini, çevresel tehditlerden kaçınmasını ve fırsatları değerlendirmesini sağlayacak şekilde yapılmalı, ayrıca hedefe giden alternatif yolları da araştırmasını ve planlamasını içermelidir.

Bu nedenle öncelikle “Hedef odaklı GZFT analizi” yapılmalı ve ardından hedefe giden alternatif yollar ve bu yollardaki sorunların çözülme süreci gözden geçirilmelidir.

Stratejik plan bittiğinde tarihleri, görevlileri, eylemlerin detayları belirlenmiş tam bir eylem haritası elde edilir.

i.Hedef odaklı GZFT analizi:

Ayrıca GZFT analizinde ortaya konan kurumun güçlü (G) ve zayıf yönleri (Z), dış çevreden kaynaklanan fırsatlar (F) ve tehditler (T) strateji üretmede kullanılabilir. Bu yöntemle aşağıda belirtilen alternatif stratejiler geliştirilebilir.

1. ZT Stratejileri: Zayıf yönler ve tehditlerin olumsuz etkilerini en aza indirgemeye yöneliktir.
2. ZF Stratejileri: Kurumun zayıf yönlerinin olumsuz etkilerini en aza indirgerken fırsatların olası olumlu etkilerinden azami düzeyde yararlanmaya yöneliktir. Dış fırsatlardan yararlanarak mevcut zayıf yönleri giderecek stratejiler oluşturulabilir.
3. GT Stratejileri: Dış çevredeki tehditlerin olumsuz etkilerini, kurumun güçlü yönlerini kullanarak en aza indirgemeye yöneliktir.
4. GF Stratejileri: Kurumun hem güçlü yönlerini hem de dış çevrenin sunduğu fırsatların olumlu etkilerinden azami düzeyde faydalanmaya yönelik olarak geliştirilen stratejilerdir. Söz konusu stratejiler, kurumun güçlü yönleri kullanılarak dış fırsatlardan maksimum düzeyde yararlanmayı mümkün kılar.

ii.Alternati

f Yol:

Hedef stratejiler oluşturulurken kullanılabilecek yöntemlerden biri “Alternatif Yol”dur. Kritik sorular yöntemi ile amaç ve hedeflere ulaşmada karşılaşılan sorunlar belirlenip bu sorunları en aza indirgemeye yönelik stratejiler geliştirilebilir.

1. Hedefe ulaşmak için neler yapılabilir?
2. Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aşabiliriz?
3. Hedefe ulaşmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir?
4. Alternatiflerin maliyetleri, olumlu, olumsuz yönleri nelerdir?

D- Gereksinim Tamamlama

Amacı:

Stratejik eylemlerin gerçekleştirilmesi için gereken kurumsal kaynakların belirlenmesi ve planlanması için yapılır.

Yöntem:

i.Mali Kaynak Planlaması:

Planlama Sürecinde Cevaplanması Gereken Temel Sorular

1. Hedefi gerçekleştirecek alternatif yollar ortaya konulmuş mudur?
2. Hedefin yerine getirilmesi sürecinde her faaliyetin rolü ve önemi nedir? Bu faaliyetler gerekli mi?
3. Belirlenen faaliyetlerin tamamı gerçekleştirildiğinde hedefe ulaşılıyor mu? Hedefe ulaşılması için başka faaliyete ihtiyaç var mı?
4. Hedefin gerçekleştirilmesine yönelik hali hazırda yürütülen faaliyetler var mıdır?
5. Faaliyetler zamanlanırken birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınmış mıdır?
6. Hedefleri ve altında yer alan faaliyetleri yerine getirmekten sorumlu olan birimler kimlerdir, sorumlulukları ve verimlilik düzeyleri ne kadardır?
7. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gereken donanım, mal ve hizmet satın alımı gereksinimleri ve maliyetleri nelerdir?

ii.İnsan Kaynağı Planlaması:

1. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gereken insan kaynağı sayısal olarak yeterli midir?
2. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gereken insan kaynağı nitelik olarak yeterli midir?

E- Uygulama

Amacı:

Uygulamanın Strateji Tablosuna uygun şekilde gerçekleştirilmesidir.

Yöntemi:

Uygulamanın yapılması için tanımlanmış, prosedür ve yönergelerin tam ve doğru kullanımının sağlanması ile yapılır.

F- İzleme-Değerlendirme;

Amaç:

İzleme, stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir.

Yöntem:

Stratejik planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye dönük faaliyetlerin uygulanabilmesi için amaç, hedef ve faaliyetler bazında sorumluların kimler veya hangi birimler olduğu, ne zaman gerçekleştirileceği, hangi kaynakların kullanılacağı gibi hususların yer aldığı bir eylem planı hazırlanmalıdır. Eylem planı aynı zamanda izleme ve değerlendirmeyi de kolaylaştıracaktır. Amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine ilişkin gelişmelerin belirli bir sıklıkla raporlanması ve ilgili taraflar ile kurum içi ve kurum dışı mercilerin değerlendirmesine sunulması, izleme faaliyetlerini oluşturur.

Performansın izlenmesi, izleme faaliyetinin temelidir. Bunun için performans göstergeleri ile ilgili veriler düzenli olarak toplanmalı ve değerlendirilmelidir.

Performans göstergeleri girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılır.

Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilmesi için gereken beşeri, mali ve fiziksel kaynaklardır. Girdi göstergeleri, ölçmeye esas olan başlangıç durumunu yansıtırlar.

Çıktı: Üretilen ürün ve hizmetlerin miktarıdır. Çıktı göstergeleri, üretilen mal ve hizmetlerin niceliği konusunda bilgi vermesine rağmen, sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığı veya üretilen mal veya hizmetin kalitesi ve üretim sürecinin etkinliği konusunda tek başına açıklayıcı değildir.

Verimlilik: Birim çıktı başına girdi veya maliyettir. Girdiler ile çıktılar arasındaki ilişkiyi gösterir.

Sonuç: Sonuç göstergeleri, elde edilen çıktıların, amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde nasıl ve ne ölçüde başarılı olduklarını gösterirler. Hedeflenen sonuçlara ulaşmadaki başarı seviyesi etkililik ile ifade edilmektedir. Sonuç göstergeleri amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ortaya koymaları bakımından en önemli performans göstergeleridir.

Kalite: Eğitim, araştırma ve hizmetlerden yararlananların veya ilgililerin beklentilerinin karşılanmasında ulaşılan düzeydir. (güvenilirlik, doğruluk, davranış biçimi, duyarlılık ve bütünlük gibi ölçüler).

Kaynak olarak DPT Stratejik Planlama kılavuzu kullanılmıştır.

EK: Strateji Tablosu:

(Tablonun Word Formatını indirmek için tıklayınız​.)

1. Bu tablo tüm eylemlerin zaman, sorumlu, yöntem ve beklenen çıktı olarak değerlendirilmesini sağlar;